Wenn Dokumente mitdenken: Künstliche Intelligenz mit ELO

Dokumente digital abzulegen ist heute selbstverständlich. Doch was wäre, wenn Ihr Dokumentenmanagement die Inhalte auch versteht, wichtige Informationen selbstständig findet und daraus sogar die nächsten Arbeitsschritte ableitet? Mit der Verbindung von Künstlicher Intelligenz und der ELO ECM Suite wird aus klassischem Dokumentenmanagement ein intelligenter Bestandteil der täglichen Arbeit.

Fragen stellen, statt lange suchen

Ein Vertrag mit 50 Seiten, ein umfangreicher Bericht oder eine Vielzahl von Dokumenten zu einem Vorgang: Oft kostet nicht das Speichern von Informationen Zeit, sondern das spätere Finden und Auswerten.

Der ELO Assistant setzt genau hier an. Anwender können Dokumenteninhalte analysieren und zusammenfassen lassen oder konkrete Fragen zu den vorhandenen Informationen stellen. Dabei berücksichtigt die KI nicht nur einzelne Schlagwörter, sondern auch den inhaltlichen Zusammenhang.

Aus langen Dokumenten können so innerhalb kurzer Zeit die wesentlichen Informationen herausgearbeitet werden. Das erleichtert beispielsweise die Vorbereitung von Entscheidungen und reduziert den manuellen Rechercheaufwand.

Wenn aus Informationen automatisch Prozesse werden

Besonders interessant wird KI dann, wenn sie nicht bei der Informationssuche aufhört.

In Kombination mit ELO Flows können aus erkannten Informationen direkt weitere Arbeitsschritte entstehen. Dokumente werden verarbeitet, Informationen aufbereitet und beispielsweise Freigabeprozesse oder Benachrichtigungen angestoßen.

So lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren und Mitarbeitende von Routineaufgaben entlasten.

Ein Beispiel ist das Rechnungswesen: Rechnungsinformationen können automatisch erfasst und verarbeitet, relevante Positionen identifiziert und mit Bestellungen oder Verträgen abgeglichen werden. Auch eine Zuordnung zu den entsprechenden Kostenstellen kann unterstützt werden.

KI dort einsetzen, wo sie wirklich hilft

Der große Vorteil liegt aus unserer Sicht nicht darin, Künstliche Intelligenz um ihrer selbst willen einzusetzen. Entscheidend ist, an welchen Stellen sie im Arbeitsalltag einen konkreten Mehrwert schafft.

Das kann im Einkauf die Analyse umfangreicher Verträge sein, im Rechnungswesen die Verarbeitung eingehender Belege oder in anderen Unternehmensbereichen die schnelle Suche nach relevanten Informationen.

ELO bietet dabei auch die Möglichkeit, unterschiedliche Sprachmodelle einzubinden. Je nach Anforderung und Sensibilität der Daten können Standardmodelle, fachspezifische Modelle oder eigene unternehmensinterne Modelle eingesetzt werden.

Vom digitalen Archiv zum intelligenten Arbeitsplatz

Damit verändert sich auch die Rolle des Dokumentenmanagements. Informationen werden nicht mehr nur zentral und strukturiert bereitgestellt. Sie können aktiv genutzt werden, um Wissen schneller verfügbar zu machen und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Sie nutzen ELO bereits oder möchten wissen, welche Möglichkeiten KI und Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen bieten?

Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen gerne, wie sich ELO sinnvoll in Ihre bestehenden Prozesse integrieren und weiterentwickeln lässt.

Weitere Informationen finden Sie direkt bei ELO unter: Künstliche Intelligenz mit ELO

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